SURABAYA, Senin (5/9/2023): Kamar Dagang dan Industri berkomitmen membantu industri untuk melakukan transformasi digital dalam kegiatan bisnis mereka. Untuk itu, Kadin Jatim bekerjasama dengan IHK Trier Jerman melakukan pendampingan dan workshop dengan tema "Kantor Masa Depan, Administrasi Perkantoran di Era Digital".
Workshop yang digelar di Graha Kadin Jatim, Senin (5/9/2023) diikuti oleh sejumlah pengurus dan staf sekretariat kantor Kadin Kabupaten Kota di seluruh Jatim, Asosiasi, Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) dan industri.
Ketua Umum Kadin Jatim Adik Dwi Putranto mengungkapkan, digitalisasi saat ini telah menjadi keniscayaan dalam seluruh lini kehidupan masyarakat, termasuk dalam proses berbisnis.
"Kondisi ini harus ditangkap dengan sesegera mungkin melakukan transformasi teknologi digital dalam aktifitas bisnis mereka. Jika hal ini tidak dicermati, maka perusahaan tersebut akan tertinggal dan kalah dengan kompetitor," tandas Adik.
Hal yang sama juga diungkapkan oleh Assisten Ketua Umum dan CEO IHK Trier Jerman Sabine Ney bahwa di Jerman, digitalisasi telah menjadi bagian penting dalam pekerjaan. "Artinya, mau tidak mau, selama dua tahun terkahir ini khususnya, Jerman harus mengejar digitalisasi karena digitalisasi menjadi sesuatu yang penting. Saat ini tidak ada proses administrasi perkantoran yang analog lagi, semua sudah digital, semua online dan paperless," ungkap Sabine Ney.
Oleh karena digitalisasi di Jerman sudah menjadi bagian penting dalam proses administrasi perkantoran, maka IHK Trier berpendapat bahwa Indonesia suatu saat akan menjadi seperti Jerman.
"Sehingga penting untuk melaksanakan seminar, workshop atau pelatihan, dimana kita betul-betul bisa melihat hal apa saja yang bisa kita lakukan untuk mendigitalkan proses administrasi perkantoran di kantor perusahaan mitra kami, Kadin Jatim, Kadin Kabupaten dan Kota serta industri di Jatim agar tidak tertinggal dalam perlombaan digitalisasi sekarang," terangnya panjang lebar.
Bagian paling penting dalam perusahan yang harus sesegera mungkin untuk dilakukan transformasi digital dalam administrasi perkantoran adalah terkait dengan penjadualan. Mulai dari kalender, tugas dan kontak harus terdigital agar ketika ada janji, meeting atau seminar, semua langsung mendapat informasi yang dibutuhkan dan bisa langsung bekerja.
"Karena kalau kita memiliki penjadualan yang betul-betul tertata, kapan, dimana dan dengan siapa kegiatan akan dilakukan, itu tentu akan memudahkan pekerjaan kita. Tidak perlu menunggu informasi atau delegasi tugas dari atasan, semua akan tahu pada platform yang sama," ujar Sabine.
Bagian terpenting nomor dua adalah arsip dokumen. Di IHK Trier Jerman, lanjutnya, semua dokumentasi sudah paperless. Semua dokumen ada dalam bentuk digital dan ada dalam satu tempat penyimpanan atau satu cloud dan semua orang yang berkepentingan bisa mengakses.
"Jadi tidak ada alasan, misalkan ada yang butuh satu dokumen, ia tidak bisa memberikan karena yang bersangkutan tidak di kantor, karena semua terintegrasi dalam satu sistem penyimpanan cloud yang semua bisa akses," ungkapnya .
Dengan pelatihan dan workshop yang telah dilakukan, Sabine berharapan, mitra Kadin Jatim dan Kadin Kabupaten Kota serta industri akan menjadi sadar bahwa saat ini harus segera memulai transformasi digital di seluruh lini bisnis yang dijalani, utamanya pada administrasi perkantoran.(*)
