SURABAYA, investor.id - Kamar Dagang dan Industri (Kadin) Jawa Timur berkomitmen membantu industri untuk melakukan transformasi digital dalam kegiatan bisnis. Untuk itu, Kadin Jatim bekerja sama dengan IHK Trier Jerman melakukan pendampingan dan workshop dengan tema Kantor Masa Depan, Administrasi Perkantoran di Era Digital.
Workshop yang digelar di Graha Kadin Jatim, Senin (5/9/2023) diikuti oleh sejumlah pengurus dan staf sekretariat kantor Kadin Kabupaten Kota di seluruh Jatim, Asosiasi, Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) dan industri.
Ketua Umum Kadin Jatim Adik Dwi Putranto mengungkapkan, digitalisasi saat ini telah menjadi keniscayaan dalam seluruh lini kehidupan masyarakat, termasuk dalam proses berbisnis.
"Kondisi ini harus ditangkap dengan sesegera mungkin melakukan transformasi teknologi digital dalam aktifitas bisnis mereka. Jika hal ini tidak dicermati, maka perusahaan tersebut akan tertinggal dan kalah dengan kompetitor," kata Adik di Surabaya, Senin (5/9/2023).
Hal yang sama juga diungkapkan oleh Assisten Ketua Umum dan CEO IHK Trier Jerman Sabine Ney. Menurutnya, di Jerman digitalisasi telah menjadi bagian penting dalam pekerjaan.
"Artinya, mau tidak mau, selama dua tahun terkahir ini khususnya, Jerman harus mengejar digitalisasi karena digitalisasi menjadi sesuatu yang penting. Saat ini tidak ada proses administrasi perkantoran yang analog lagi, semua sudah digital, semua online dan paperless," papar Sabine.
Menurut dia, sama halnya di Jerman, digitaliasi juga suatu saat akan menjadi bagian penting dalam proses administrasi perkantoran di Indonesia.
"Sehingga penting untuk melaksanakan seminar, workshop atau pelatihan, di mana kita betul-betul bisa melihat hal apa saja yang bisa kita lakukan untuk mendigitalkan proses administrasi perkantoran di kantor perusahaan mitra kami, Kadin Jatim, Kadin Kabupaten dan Kota serta industri di Jatim agar tidak tertinggal dalam perlombaan digitalisasi sekarang," terang Sabine.
Lebih lanjut dia mengungkapkan, bagian paling penting dalam perusahan yang harus sesegera mungkin untuk dilakukan transformasi digital dalam administrasi perkantoran adalah terkait dengan penjadwalan. Mulai dari kalender, tugas dan kontak harus terdigital agar ketika ada janji, meeting atau seminar, semua langsung mendapat informasi yang dibutuhkan dan bisa langsung bekerja.
"Karena kalau kita memiliki penjadwalan yang betul-betul tertata, kapan, dimana dan dengan siapa kegiatan akan dilakukan, itu tentu akan memudahkan pekerjaan kita. Tidak perlu menunggu informasi atau delegasi tugas dari atasan, semua akan tahu pada platform yang sama," ujar Sabine.
Selain itu, hal terpenting lainnya adalah arsip dokumen. Di IHK Trier Jerman, kata dia, semua dokumentasi sudah paperless. Semua dokumen ada dalam bentuk digital dan ada dalam satu tempat penyimpanan atau satu cloud dan semua orang yang berkepentingan bisa mengakses.
"Jadi tidak ada alasan, misalkan ada yang butuh satu dokumen, ia tidak bisa memberikan karena yang bersangkutan tidak di kantor, karena semua terintegrasi dalam satu sistem penyimpanan cloud yang semua bisa akses," ungkapnya.
Dengan pelatihan dan workshop yang telah dilakukan, Sabine berharap mitra Kadin Jatim dan Kadin Kabupaten Kota serta industri akan menjadi sadar bahwa saat ini harus segera memulai transformasi digital di seluruh lini bisnis yang dijalani, utamanya pada administrasi perkantoran.
